يبين الشكل المجاور ابعاد مكتب سلمان اذا كانت تكلفة تكييف المتر المكعب الواحد تساوي 10 ريالات سنويا فما التكلفة الشهرية لتكييف المكتب كله
مفهوم تصميم المكتب: يعرف المكتب بأنه ذلك الموقع الذي تتم فيه تأدية الأعمال الكتابية والورقية، وهو المكان الذي تترجم فيه الأهداف إلى واقع، حيث توافر المكاتب، لما لها من أهمية في المستويات الإدارية كافة، ففيه تمارس كل وظائف الإدارة.
ويتضمن المكتب عناصر عدة لها أهمية كبيرة نتيجة لمساهمتها في إنجاز الأعمال وهي: 1 - العنصر البشري2- درجة التكنولوجيا المستخدمة فيه3- البيانات والمعلومات 4 - المعالجة وهي العمليات التي تتم بموجبها معالجة المدخلاته وتحويلها إلى مخرجات. ويقصد بتصميم المكتب، وضع خطة متكاملة تبين مواقع الأشياء والعناصر التالية داخل المبنى الذي يوجد به المكتب: 1. مواقع الإدارات والأقسام التنظيمية للمنظمة من بعضها البعض، وبعبارة أخرى مدى تقاربها أو تباعدها، ويعتمد ذلك على مدى التشابه والتكامل في النشاطات والأعمال التي تقوم بها تلك الوحدات التنظيمية 2. مواقع مكاتب الموظفين داخل البني وكيفية ترتيبها، وأماكن جلوس هؤلاء الموظفين، والمساحة المخصصة لكل منهم. 3. مواقع الأثاث، وكيفية توزيعه وترتيب غرف وقاعات المكتب.. مواقع المعدات والآلات والأجهزة المكتبية، وتوزيعها على الغرف المختلفة، وكيفية تثبيتها، وطريقة الوصول إليها لاستخدامها بسهولة ويسر.5 - الظروف المادية المحيطة بالمكتب، کانظمة الإضاءة، وتكييف الهواء، ووسائل تخفيضه او القضاء على الضوضاء وكذلك مواقع الخدمات الموظفين كالمطعم، وغرف الاستراحة دورات المياه.... الخ.
ويكون تصميم المكاتب بمثابة خارطة توضح مواقع الوحدات الإدارية وأقسامها وترتيبها وتحديد ما يلزم للقيام بها مع ضرورة العمل على توفير المناخ الملائم لذلك، فالتنظيم الإداري يتطلب ضرورة إعداد مكاتبة مناسبة تساعد على قيام الموظفين بأداء الأعمال، ويتوقف تصميم المكتب، على اعتبارات منها:1. إحداث تغييرات في إجراءات وأساليب العمل، حيث لابد من مراعاة تصميم وترتيب المكاتب بما يتماشى مع أي تغيير جديد لأن ذلك يسهل على العاملين القيام بأعمالهم ويساعد على تسلسل وحسن سير العمليات الإدارية.2. تغير في إعداد العاملين سواء بالنقص أو الزيادة، فزيادة عدد العاملين، تستدعي ضرورة إحداث مكاتب جديدة تقدم للعاملين كل ما هو مطلوبين لتأدية الأعمال.3. ضيق المساحة الحالية للمكاتب القائمة، إذ إن تنوع الأعمال وكثرتها تتطلب ضرورة توافر مكاتب بمساحات، معقولة. 4. إن ادخال التكنولوجيا العمل، تتطلب ضرورة دراسية ومراجعة المكاتب القائمة. 5. إعادة البناء التنظيمي للتنظيم القائم تتطلب ضرورة دراسة ومراجعة المكاتب الحالية وإعادة تصميمها بما يتماشى مع ما هو جديد. 6. التأخير في إنجاز الأعمال، وكذلك شكاوى الموظفين.
قد يكون المكتب في المبنى الذي تشغله المنظمة نفسها أو أي مبنى آخر. وأيا كان موقعه فإنه لابد من ملاءمة المساحة للوحدات التنظيمية التي يتكون منها المكتب، وأن تتوافر التسهيلات المطلوبة من مصاعد ومياه وإضاءة طبيعية وتهوية. تنبع أهمية المكتب من قيامه بتجميع البيانات من مصادر داخلية وخارجية وتسجيلها وتبويبها وتحليلها وإتاحتها للوحدات التنظيمية للإفادة منها. وتمثل هذه الأعمال المكتبية خدمات مساعدة وهي بالتالي تسهم بطريقة غير مباشرة في تحسين قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها. لقد بات من الضروري أن تضع المنظمة خططا لإعادة النظر في التصميم الداخلي المكاتبها بصورة دورية. (وبكلمات أكثر وضوحا ويجب أن تتم إعادة تصميم المكاتب كلما نشأت مواقف، أو ظهرت حالات، علي نحو ما سنری، تستدعي إجراء تغيير في هذا التصميم لما لذلك من تأثير على رضا العاملين، ولإعطاء المتعاملين مع المنظمة فكرة حسنة عنها. ولتصميم المكتب أهمية كبيرة وذلك لأنه يؤثر على مدير العمل في المنظمة. وعلى مقدار الاستفادة من مساحة المكتبه، وعلى راحة الموظفين ورضاهم عن مستعديل العمل، وعلى إعطاء الزائرين فكرة حسنة من المنظمة ولعلك على درجة كبيرة من الوعي على أنه من المفروض أن يتم تصميم مبنى المنظمة قبل بنائه، وذلك مثل وضع تصمية ( مخطط) للبيت قبل القيام ببنائه، كي يتلام مع خطة ترتيب المكاتب، وفي هذه الحالة فإن المنظمة لن تواجه مشاكل في ترتيب المكاتب بعد الانتهاء من إقامة المهني. ولكن مشاكل الترتيب. تكون كبيرة عندما تحاول أن ترتب مكاتب المنظمة في مبنى لم ينشأ أساسا ليتلاءم مع حاجاتها ومكاتبها.
أهداف دراسة التصميم: 1 - انتقال العمل في اتجاه واحده وبشكل متسلسل: يراعى عند ترتيب أماكن الموظفين في كل إدارة أو قسم، أن ينساب العمل من موظف لآخر، ومن إدارة لأخرى في نفس الاتجاه، وفي خط مستقيم قدر الإمكان حتى يتم الانتهاء منه. إن مراعاة هذا المبدأ يؤدي إلى إنجاز الأعمال بسرعة، إذ إن المعاملات مستمرة بأقصر طريق ودون تأخيرها هنا أو هناك، ويمكن مناولتها من موظف لأخر دون الحاجة الانتظار مراسل لنقلها.2 - الاستفادة القصوي من مساحة المكتب: يجب أن يراعى عند تصميم المكتب درجة الاستفادة من مساحته بحيث تكون أكبر ما يمكن والعمل على عدم ترك مساحات زائدة لا يستفاد منها، لذلك يجب عنده تقسيم مساحة المكتب وتخصيص مكان ملائم الاتساع لكل إدارة يتسع لموظفيها والأثاث والآلات المكتبية اللازمة لها. عند تصميم مبنى المكتب يجب الأخذ في الاعتبار توفير ظروف العمل المحيطة المناسبة للموظفين. إذ إن توفير الإضاءة الكافية والتهوية وتكييف الهواء المناسبين والاهتمام بنظافة المكتبه، والإقلال من الضوضاء، تؤدي كلها إلى راحة الموظفين أثناء تأديتهم لأعمالهم.3 - سهولة الإشراف على الموظفين: إن التصميم الملائم يجب أن يؤدي إلى تسهيل مهمة الإشراف على الموظفين الذين سيعملون فيه. ففي بعض الأعمال التي تتطلب إشرافا مباشرة يتم ترتيب أماكن الموظفين بحيث تتجه انتظارهم إلى نفس الاتجاه، ويجلس المشرف في المكان نفسه مع موظفيه بحيث يكون خلفهم، وبذلك يستطيع الإشراف على جميع موظفيه في وقت واحد. كما يجب ألا يوضع أكثر من مكتبين ( طاولتين ) بجانب بعضها في مساحة مكتبية أو محطة عمل. أو وضع ثلاثة مكاتب ( طاولات ) ثلاثة موظفين بحيث تكون هذه الطاولات متجاورة مما سيعيق تحرك الموظف. كما يمكن تصميم المكتب ( مكان العمل ) بحيث يجلس الموظفون الذين يشغلون وظائف متشابهة بالقرب من بعضهم. 4- راحة الموظفين: عند تصميم مبنى المكتب يجب الأخذ في الاعتبار توفير ظروف العمل المحيطة المناسبة للموظفين، إذ إن توفير الإضاءة الكافية والتهوية وتكييف الهواء المناسبين، والاهتمام بنظافة المكتب، والإقلال من الضوضاء، تؤدي كلها إلى راحة الموظفين أثناء تأديتهم لأعمالهم. 5- اعطاء الزوار وجمهور المتعاملين انطباعا حسنا عن المكتب: يجب أن يحمل التصميم على تحسين المظهر العام المكتب، مما يشجع الموظفين على الإقبال على العمل، ويكون هذا المظهر الجيد للمكتب عاملا من عوامل الإعلان للمنظمة، نتيجة الفكرة الحسنة والانطباع الجيد التي يعطيها للزائرين وجمهور المتعاملين مع المنظمة.6- مرونة التصميم وسهولة تعديله: من المحتمل حدوث بعض التغييرات في المكتب نتيجة إضافة إدارة أوقسم جديد، أو إلغاء ذلك أو دمج دائرتين أو قسيمين، لذلك فإن تصميم المكتب يجب أن يكون مرنا، أي قابلا للتعديل بأقل جهد وتكلفة.7- تجنب ابتعاد الموظفين من أماكن عملهم: إن التصميم الجيد هو الذي يقلل من فرص ابتعاد الموظفين عن أماكن عملهم، ويمكن أن يتحقق ذلك بوضع المعدات والأجهزة المكتبية التي يحتاج إليها الموظف بحيث تكون قريبة منه، إذ إن اضطرار الموظف للانتقال يؤدي إلى ضياع وقت ليس بالقليل، كأن يمكن أن يصرفه عن أداء عمل منتج.
يبين الشكل المجاور ابعاد مكتب سلمان اذا كانت تكلفة تكييف المتر المكعب الواحد تساوي 10 ريالات سنويا فما التكلفة الشهرية لتكييف المكتب كله
